2001.01.13 아파트관리신문 아파트 고유번호증의 대표자 변경

2001.01.13 아파트관리신문 아파트 고유번호증의 대표자 변경 

이번에 관할 세무서로부터 ‘고유번호 정정에 관한 안내말씀’이라는 공문을 접했다. 이 공문의 내용은 관리사무소장은 고유번호증의 대표자가 될 수 없다는 것과 그러므로 2000년 12월 31일까지 아파트 입주자대표회의 회장으로 대표자를 변경할 것, 변경된 입주자대표회의 회장에게는 공동주택 관리에 대한 책임 관계에는 아무런 변화가 없으니 걱정하지 말라는 내용이었다. 그러나 이 문제가 그렇게 간단한 것일까? 이에 대해 본 업무를 전담하고 있는 관리사무소장의 입장에서 보다 냉철하게 짚어 볼 필요가 있겠다.

1. 고유번호란?

‘일정한 공간을 갖고 어떤 사업을 하고자 하는 자’는 관할 세무서에 신고하여 등록번호를 받게 되어 있다. 이는 수없이 발생·소멸하는 사업자들을 관리하는 세무행정상의 편의를 도와야 하는 하나의 수인의무에 속한다고 할 수 있다. 

여기서 ‘공간’이란 공장, 점포 등과 같이 물리적일 수도 있고 주식시장 등과 같이 관념적일 수도 있다. ‘하는 자’ 속에는 자연인이나 법인 또는 인격 없는 사단 등 모두를 말하는 것이며 ‘사업’은 영리·비영리 여부를 묻지 않는다. 다만 여기서 영리 사업자에게 주어지는 번호를 ‘사업자등록번호’, 비영리 사업자에게 주어지는 번호를 ‘고유번호’라 칭하며 이는 사업의 성격에 따라 세무관서가 관리상 분류한 것으로 알고 있다.

2. 관리사무소의 고유번호 

관리사무소의 ‘고유번호’는 사무소 개설시(사업개시)에 신고 등록한 번호가 그대로 변경 없이 계속된다. 관리사무소장이나 관리업체의 변경시에도 변하지 않는다. 

글자 그대로 ‘고유번호’다. 그래서 ‘고유번호’는 아파트 단지에 주어진 번호가 아닐까 한다. 만약 아파트에 주어진 번호라면 입주자대표회의 회장으로의 변경을 이해할 수 있다. 아파트의 주인은 주민이고 입주자대표회의 회장은 그 주민을 대표하기 때문이다. 

그러나 입주자대표회의는 사업주체가 아니다. 입주자대표회의는 의결기구이고 관리사무소는 그 의결과 의결 외의 법령에 따라 관리업무를 집행하는 사업체 조직이다. 입주자대표회의와 관리사무소와의 관계는 의결과 집행으로 분리되는 독립 대등관계이지 입주자대표회의 조직 내부에 위치한 하부조직인 ‘사무처’ 같은 것이 아니다. 

관리사무소는 입주자대표회의의 의결과는 아무런 관계가 없는 즉 법령의 규정에 의하여 직접 관장하는 수많은 업무를 갖고 있다. 입주자대표회의는 사업의 집행에서 ‘집행’이라는 것과는 법률적으로나 사실적으로 관계하지 못한다. 여기서 입주자대표회의 회장이 과연 ‘고유번호’의 당사자 자격을 가질 수 있는가? 

세법에서 말하는 ‘사업을 하고자 하는 자’란 직접 사업을 하는 자는 아니라도 사업을 할 수 있는 능력은 갖고 있어야 할 것인데 입주자대표회의는 사업을 할 수 없는 자로 원천적으로 규정되어 있다. 입주자대표회의는 사업을 할 수 있는 자를 선정 결정할 수는 있다(위탁관리를 원할 시는 ‘관리회사’를, 자치관리를 원할 시는 ‘자치관리기구’ 조직 구성). 여기서 의결도 하나의 사업으로 볼 수 있는지?

3. 관리업무(관리사업)의 대외적 대표성

관리업무(관리사업)는 관리사무소장이 관장하며 대외적인 관계에서 관리업무의 대표성을 갖고 있는 것이 관리사무소장이다. 

관리사무소장은 대외적 공·사문을 그의 이름으로 표시하고 또 대외로부터 접수한다. 지방 행정기관과 국가 행정기관, 국민연금관리공단, 국민건강보험공단, 근로복지공단 등 많은 기관과 문서를 주고받고 있다. 그리고 그럴 때마다 관리업무의 대표성을 입증해 주고 있는 유일한 문서가 이 ‘고유번호’이다. 

어떤 보고서에는 아예 ‘고유번호’와 이의 대표자를 기재해 넣어야 하는 소정양식으로 규정화되어 있는 것도 있다. 물론 이것은 세무관서가 책임질 일은 아닐 수도 있다. 그러나 관리사무소장에겐 작은 문제가 아니다. 

공동주택 단지라는 커다란 영업장과 그곳에서 일어나는 갖가지 관리업무를 집행하는 현실 속에서 관리사무소를 인정하는 공식적인 문서는 불행하게도 대외 기관으로부터는 세무관서가 발급해 준 ‘고유번호증’ 하나 밖에 없다. 공동주택 관리업무를 전담하고 지도·감독한다는 건설교통부에도, 지방행정 주택과에도 이런 인정문서는 없다. 

관리사무소에서는 이 ‘고유번호증’을 액자 속에 치장해 사무실에 비치한다. 아파트 단지에 부임하면 제일 먼저 ‘고유번호증’의 대표자 변경신고부터 한다. 그리고 그것을 가지고 ‘내가 이 아파트 단지 관리업무의 총책임자’라는 사실을 공표한다. 그런데 입주자대표회의 회장으로 ‘고유번호증’을 변경해 놓으면 관리사무소장이 모든 대외 관계에서 아파트 단지의 책임자임을 최종적으로 입증할 공인된 문서가 없게 된다.

그렇다고 대외적인 문서에 집행 책임자도 아니며 집행 업무에 대해서 알지 못하는 입주자대표회의 회장을 표시해 대외 업무를 수행한다는 것도 현실적으로 어렵다. 이러한 연유에서 입주자대표회의 회장 또한 이의 변경과 본업의 표시를 더더욱 거부한다. 

이의 해결을 위해서는 ▲‘입주자대표회의’ 그 자체가 하나의 독립조직체로써 고유번호를 확보하든가 ▲아니면 공동주택의 지도·감독 관청에서 관리사무소장의 관리업무에 대한 대표성을 인증해 주어야 한다. 아무쪼록 국가 행정기관 상호간에 긴밀한 업무 협조와 연구 검토를 통해 이처럼 당혹스럽고 혼란스러운 상황을 정리해 주어야 할 줄로 안다.  

송 춘 영 <주택관리사>